Должностная инструкция >

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря-референта

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора организации.
1.2. Секретарь-референт непосредственно подчиняется Генеральному директору.
1.2. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:
— законодательными актами РФ;
— локальными нормативными актами организации;
— приказами и распоряжениями руководства организации;
— нормативно-методическими материалами по ведению делопроизводства;
— настоящей должностной инструкцией.
1.3. Секретарь-референт, выполняя свои обязанности,
должен владеть вопросами:
— текущей финансово-хозяйственной деятельности организации и перспектив ее развития;
— знания структуры организации, распределение функциональных обязанностей между подразделениями и работниками;
должен знать:
— требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности организации, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению;
— правила организации управленческого труда;
— требования к оформлению машинописных работ;
— правила русской орфографии и пунктуации;
— основы делового этикета, служебной этики, психологии общения;
— правила охраны труда, техники безопасности;
должен уметь:
— составлять и оформлять документы всех видов, редактировать содержание и делать стилистическую правку;
— наладить эффективную работу с документацией, совершенствовать существующие методы и формы такой деятельности;
— работать с современным программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК;
— организовывать и вести телефонные переговоры, работать с современной оргтехникой;
— вести прием посетителей;
— организовывать и технически обеспечить совещания, собрания, переговоры, деловые встречи, командировки работников и иные мероприятия;
— владеть навыками быстрого письма и чтения.

2. Основные функции секретаря-референта

К основным функциям секретаря-референта относятся следующие:
— организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности организации;
— координация работы офиса;
— осуществление методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях организации;
— оперативно-организационное обслуживание деятельности организации;
— подготовка, оформление документации по личному составу, ее учет и хранение.
— документальное оформление ряда финансово-хозяйственных операций.

3. Основные обязанности секретаря-референта

К основным обязанностям секретаря-референта относятся следующие:
3.1. Выполнять распоряжения, приказы руководства фирмы, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними.
3.2. Разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности организации.
3.3. Редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству организации.
3.4. Вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящую документы.
3.5. Систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделять к уничтожению.
3.6. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации.
3.7. В соответствии с резолюцией руководства организации передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения.
3.8. Осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных органов предприятия.
3.9. Фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности организации.
3.10. Планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам организации как по производственным, так и личным вопросам.
3.11. Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей.
3.12. Контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.
3.13. Способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников.
3.14. Осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия.
3.15. Оформлять машинописные и копировально-множительные работы.
3.16. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной и управленческой деятельности организации.
3.17. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности.

4. Дополнительные обязанности секретаря-референта

Кроме вышеперечисленных, на секретаря-референта возлагаются следующие дополнительные обязанности:
4.1 в сфере работы с персоналом:
1. Документальное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, выдача справок с места работы.
2. Своевременное внесение изменений в штатное расписание организации.
3. Учет личного состава организации; формирование и ведение личных дел работников, своевременное внесение в них изменений и дополнений.
4. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек, ведение учета трудового стажа работников организации.
5. Составление для государственных органов установленной отчетности по вопросам учета личного состава.
6. Ведение архива личных дел и подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение.
7. Оформление листков временной нетрудоспособности.
8. Организация учета рабочего времени, порядка предоставления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
9. Ведение учета нарушений трудовой дисциплины, контроль за своевременностью принятия соответствующих мер администрацией.
10. Своевременное предоставление в бухгалтерию всей необходимой информации о принятых на работу и уволенных работников для оформления документов, касающихся учета начисленной заработной платы и производимых вычетов.
11. Подготовка и сдача в установленные сроки в бухгалтерию документов, необходимых для расчета и выдачи заработной платы работникам.

4.2. в сфере работы с первичной бухгалтерской документацией
1. Регистрация, учет бухгалтерских первичных документов и организация хранения до момента их передачи в бухгалтерию.
2. Соблюдение требований по оформлению первичных документов в соответствии с действующим законодательством и по установленной форме.
3. Выдача работникам фирмы доверенностей на получение товарно-материальных ценностей от сторонних организаций.
4. Своевременное составление документов для перечисления налогов и других обязательных платежей, расчетов с контрагентами и передача их для исполнения в банк.
5. Получение по доверенности выписок по движению денежных средств из банков.
6. Ведение кассовых операций в организации, в т.ч. прием, учет, выдача и хранение денежных средств и ценных бумаг. Составление необходимой кассовой документации и подготовка отчетности.
7. Своевременная передача надлежащим образом оформленных документов на обработку в бухгалтерию.

5. Права секретаря-референта

Осуществляя свою деятельность, секретарь-референт имеет право:
5.1. Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам, касающимся его деятельности.
5.2. Запрашивать из структурных подразделений организации и у работников необходимые документы и материалы для представления руководству, контролировать исполнение документов работниками, а также требовать объяснений о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
5.3. Рассматривать документы и направлять их руководству для вынесения решений и передавать на исполнение руководству и работникам организации.
5.4. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.
5.5. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции, оформлять копии и выписки из документов.
5.6. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда в организации.
5.7. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.
5.8. Принимать оперативные решения в пределах своей компетенции.
5.9. Докладывать руководству обо всех выявленных недостатках в рамках своей компетенции.
5.10. Получать деньги под отчет и использовать их по целевому назначению для покупки продовольственных, хозяйственных и иных товаров, необходимых для нормального функционирования офиса.
5.11. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины.

6. Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность за
6.1. Качество, четкость, полноту и своевременность выполнения обязанностей, возложенных на него настоящей должностной инструкцией.
6.2. Грамотность и правильность составления документов, предоставляемых на подпись руководству, организацию их учета и хранения.
6.3. Четкость и полноту выполнения административных поручений руководства.
6.4. Разглашение сведений, имеющих гриф ограничения доступа и содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну организации.

С должностной инструкцией ознакомлен

«___» ____________ 20__ г. __________________ ______________________
подпись расшифровка подписи